DMS 3.0 Diarium - Presentation

DMS 3.0 DIARIUM

Diarium för Myndigheter i Sverige

Ett modernt och användarvänligt diariesystem baserat på open-source, särskilt utvecklat för att möta svenska myndigheters behov av informationshantering och ärendehantering.

KAPITEL 01

Ett modernt alternativ för svensk offentlig sektor

Öppen källkod och svensk förvaltningstradition

Svensk förvaltningstradition

Stödjer relevanta svenska lagar och föreskrifter

Enkelt att konfigurera

Implementera systemet helt efter din egen informationsstruktur

Modernt gränssnitt

Baserat på Arbetsförmedlingens designsystem

Flexibel arkitektur

Enkelt att integrera egna specialiserade handläggningsstöd

Aktiv medverkan

Kunder kan delta i systemets utveckling - i egen regi eller i samverkan

Unik anpassningsbarhet

Flexibilitet som är unik på marknaden

KAPITEL 02

Regelefterlevnad och kvalitetssäkring

Byggt på svensk lag och bästa praxis

Relevanta svenska lagar och föreskrifter

Tryckfrihetsförordningen (TF)
Offentlighets- och sekretesslagen (OSL)
Arkivlagen
Säkerhetsskyddslagen

Krav och lösningar från ledande myndigheterInformationssäkerhet
MSB - Myndigheten för samhällsskydd och beredskap
Tillgänglighet
PTS / DIGG - Post- & Telestyrelsen / Myndigheten för digital förvaltning
Användbarhet
Arbetsförmedlingens Designsystem
Arkivering & gallring
Riksarkivet

"Detta angreppssätt garanterar att systemet uppfyller både juridiska krav och användarbehov."

KAPITEL 03

Flexibel konfiguration och informationsförvaltning

Anpassa systemet efter dina specifika behov

Strukturella konfigurationer

Definition av klassificeringsstruktur
Handlingstyper och mallar
Beredningsbeslut
Checklistor för olika ärendetyper
Organisationsstruktur
Användarhantering och roller

Integrationer

Väldokumenterade API:er underlättar vid önskat informationsutbyte till interan och externa system.

Öppna API:er

Systemets öppna arkitektur möjliggör integration med till exempel:

Användarkataloger (AD/LDAP)
Masterdata från interna och externa system
E-tjänster, Mina Sidor
E-post, skanning/OCR, mappsystem, webbformulär
MS Office, MS Outlook, MS Teams, M365 (On-prem/Hybrid/Cloud)
Webb-diarium, Intranät och externwebb
Integrations-, loggnings- och statistikplattform
Egenutvecklade handläggningssystem
E-arkivlösningar

Regelstyrning

Efter konfiguration är diariet uppsatt med tydliga regler för:

Handlingstyper

Vilka handlingstyper som ska förekomma i olika ärendetyper

Åtkomst

Vilka roller och användare som har åtkomst till information

Behörigheter

Behörighetsnivåer baserade på sekretess och organisation

KAPITEL 04

Effektiva inkanaler för registrering

Flera moderna vägar in i systemet

Digitala inkanaler

E-postintegration

Både centrala brevlådor och personliga e-postlådor

Importyta

För skannade och OCR-tolkade filer

SFTP-hämtning

Automatisk import från externa system

Mappsystem

Uppsatta mappar för HR, Inköp, Ekonomi med drag & drop

Webbformulär

Direktinmatning från användare

Utkanaler och distribution

Systemet hanterar även utgående kommunikation effektivt:

E-post med signerade dokument
Säker digital delgivning
Export till externa system
Integration med myndighetsgemensamma tjänster
Automatisk brevgenerering och utsändning

"Denna mångfald av in- och utkanaler säkerställer att alla typer av kommunikation kan hanteras effektivt, oavsett ursprung eller format."

KAPITEL 05

Smidigt arbetsflöde från registrering till avslut

Strukturerad process genom hela ärendelivscykel med valbara byggstenar beroende på ärendetyp

1 Registrering och tilldelning

När registraturen diarieför en handling på ett befintligt eller nytt ärende, tilldelas ärendet automatiskt eller manuellt till en handläggare. Systemet stödjer både direkt tilldelning till specifika personer och tilldelning till grupper där handläggare själva kan välja ärenden att behandla.

2 Handläggning och samarbete

Handläggare arbetar därefter enligt ärendetypens fördefinierade checklista och kan samarbeta med medhandläggare genom systemets inbyggda samarbetsfunktioner. Processen fortsätter strukturerat till dess att ett beslut är fattat och ärendet är klart för avslut.

3 Granskning och godkännande

Innan beslut fattas genomgår ärendet en valfri granskningsprocess där utkast till beslut kvalitetssäkras. Systemet stödjer olika godkännandenivåer beroende på ärendetyp och organisationsstruktur. Granskare kan lämna kommentarer och begära ändringar innan slutgiltigt godkännande.

4 Beslut och delgivning

Efter godkännande upprättas det officiella beslutet som signeras elektroniskt enligt myndighetens rutiner. Systemet hanterar automatisk delgivning till berörda parter via vald kanal och säkerställer att beslut når rätt mottagare enligt gällande lagstiftning.

5 Avslut och arkivering

När handläggningen är slutförd kan registraturen stänga ärendet och förbereda det för eventuell arkivering enligt myndighetens arkivregler. Systemet säkerställer att alla nödvändiga metadata finns på plats innan arkivering.

KAPITEL 06

Användarvänligt och tillgängligt gränssnitt

Anpassat efter roll och erfarenhetsnivå

Rollbaserade vyer

Användare kan arbeta i olika roller med gränssnitt anpassade för respektive roll:

Registrator

Fokus på inkomna handlingar och startar oftast upp ett ärende

Handläggare

Driver handläggningen framåt och tar fram underlag för beslut

Chef

Statistik och uppföljning

Arkivarie

Arkivförberedelser och gallring

Standardvy

Fullständig information för erfarna användare som arbetar dagligen i systemet. Alla funktioner och detaljer är synliga för maximal kontroll och effektivitet.

Enkel vy

Fokuserad information för användare som arbetar sporadiskt i systemet. Endast de mest väsentliga funktionerna visas för att minska komplexiteten.

"DMS 3.0 Diarium följer Arbetsförmedlingens Designsystem för att möta uppsatta tillgänglighetskrav och WCAG-standarden. Detta säkerställer att både nybörjare och experter kan arbeta effektivt."

KAPITEL 07

Kraftfull dokumenthantering och visning

Versionshantering och integrerad dokumentvisare

Dokumenthantering

Systemet erbjuder användare kraftfull dokumenthantering med eller utan mallar, i kontorsformat som standard, och som tillval med integration till redigeringsprogram, som Adobe Photoshop för framställning av grafiska produktioner som årsredovisningar eller rapporter av olika slag.

Med versionshantering påslagen kan en första arbetsversion av ett utkast skapas, och därefter versionshanteras utkastet till en senare version och en slutlig version kan skapas. Det går om misstag görs, backa tillbaka till en tidigare version och använda denna som den slutgiltiga.

Systemets inbyggda ordbehandlare (editor) erbjuder användaren en säker hantering av skapande av känslig information utan att lämna systemet. Självklart går det att använda sig av redigering och versionshantering av filer i MS Office kontorssvit on-prem eller cloud, där nya versioner hanteras av användare manuellt eller om automatisk hantering ska ske.

                    Stödda filformat
                    Kontorsdokument (PDF, DOCX, XLSX, PPTX)
Bildformat (JPEG, PNG, TIFF)
Ljudformat (MP3, WAV)
Videoformat (MP4, AVI)
3D-format

                

KAPITEL 08

Översiktsbild av DMS

Säker, flexibel och modern

DMS 3.0 Diarium (Diarium för Myndigheter i Sverige) är ett modernt och användarvänligt diariesystem baserat på öppen källkod (open-source), särskilt utvecklat för att möta svenska statliga myndigheters behov av informationshantering och ärendehantering.

Det som särskilt utmärker DMS 3.0 Diarium är möjligheten för kunder att aktivt medverka i systemets utveckling – antingen i egen regi, i samverkan med andra myndigheter eller tillsammans med oss på Team NordiQ.

Detta skapar en flexibilitet och anpassningsbarhet som är unikt på marknaden.

KAPITEL 09

Sammanfattning

Långsiktigt partnerskap eller på egen hand

DMS 3.0 Diarium representerar en ny generation av diariesystem för svenska myndigheter. Genom att kombinera öppen källkod med svensk regelefterlevnad, modern användarupplevelse och kraftfull funktionalitet erbjuder systemet:

Oberoende - Ingen inlåsning till enskild leverantör
Flexibilitet – Anpassningsbar efter myndighetens behov
Samverkan – Möjlighet att utveckla tillsammans med andra myndigheter
Kvalitet – Baserat på best-practice från svenska myndigheter
Framtidssäkring – Byggd på modern, beprövad teknologi
Kostnadseffektivitet – Transparenta kostnader och valmöjligheter

Med DMS 3.0 Diarium får svenska myndigheter ett kraftfullt verktyg för modern informationshantering som växer med organisationen och kan anpassas efter förändrade behov över tid till en förutsägbar kostnad.

KAPITEL 10

Hör av dig

Kontakta mig via kanalerna nedan

E-post

stefan.larsson@teamnordiq.se

Telefon

+46 (0)73 398 02 45

Webb

https://teamnordiq.se